敏捷式問題解決:不要找 root cause,優先找 sweet spot

我曾在演講上,分享一段我閱讀「BCG 問題解決力」這本書後的心得,想說也藉此機會寫下來和大家分享一下。

為何你經常感冒

先講一下「BCG 問題解決力」這本書的一段內容(若有出入以書本為主)

有一種叫做 5 whys 的問題解決法,就是遇到問題一直問 why,

表面問題是:你最近常常在感冒

  • 1st Why 為何會感冒,這次是因為你睡在客廳,然後冷氣忘記關。
  • 2nd Why 為何冷氣忘記關,會造成你感冒,是因為抵抗力差。
  • 3rd Why 為何抵抗力差,因為常常都晚睡,作息不正常。
  • 4th Why 為何作息不正常,因為工作壓力太大。
  • 5th Why 為何工作壓力太大,因為剛升上主管,一切都還在適應。

若你深挖到第五個 why,你會發現越底層的原因,譬如:「剛升上主管,一切都還在適應」或「工作壓力太大」這二個問題是很難有簡單解法的,你就是得花時間去適應,或是努力加強自己的能力,所以這兩個雖然是很根源的原因,卻不好解決。

若你把焦點放在「常常都晚睡」這個問題上,你會發現,這問題好解多了,你工作做不完,還是可以晚上十點就睡覺,然後早上五點起來工作,這樣的你的工作時間沒有減少,這樣的作息還會讓你的健康變得比較好,簡單的生活作息調整,可能一個禮拜就調整完畢,很快就可恢復正常,不會常常感冒。

調整作息就是解決你常常感冒的Sweet Spot。

雖然對問題追根究柢,找到 root cause 很重要,但在真實世界中,並不是挖得愈深愈好,而是必須找到一個 Sweet Spot,是真的你能解決的,並且有足夠的影響力。

為何業績不好

同樣的概念,你在公司內檢討業績為何不好時,你可以先用 5 Whys 的手法先來把問題往下挖,然後再找 Sweet Spot。

表面問題是:業績沒有增長

  • 1st Why 為何會業績沒有增長,因為名單 (leads) 太少。
  • 2nd Why 為何名單 (leads),因為廣告效果不好。
  • 3rd Why 為何廣告效果不好,因為效果不好的廣告一直沒,沒有即時調整。
  • 4th Why 為何沒有去即時調整廣告,因為公司沒有數據驅動的文化。
  • 5th Why 為何公司沒有數據驅動的文化,因為規模龐大,不好推動。

第四個、第五個 why,牽涉到組織層級、文化層級,這種問題對小職員、小主管來說,根本是無法解決,甚至一點力都施不上的,凡是你無法解決的問題,沒辦法產生影響力,就不算是 Sweet Spot。

所以對小職員、小主管來說,「沒有即時調整」這個問題,才是他的 Sweet Spot,往後可能只要在週會的時候,要把廣告數據做個整理和檢討,也許就可以驅動團隊做好即時調整,來改善廣告效果,帶動名單 (Leads) 變多,業績也會跟著成長。

調整週會開會方式就是業績不好的 Sweet Spot。

簡單整理成表格,大概是這樣:

用敏捷思維解問題

敏捷思維強調提供能夠立刻產生影響的解決方案,而不是僅僅探討問題的根本原因,沒辦法產生價值的事、無助於實際解決問題的事,或是要花費很多很多時間和力氣才能解決的事,我們都應該不要去做。

更何況在現實世界中,我們甚至還會面臨到「問題找錯方向」的議題,在問題解決的過程中,若一開始的問題定義錯誤,所有後續的努力都可能是徒勞無功。

以前面提到的業績不好的例子,你一開始定義問題是名單不夠,但有沒有可能是產品競爭力不好,或是市場飽和了呢?若你花太多時間在解名單不夠的問題,甚至花時間幫公司開始做數位轉型,很有可能在一年之後,你發現原來問題在產品競爭力上,這時候已經來不及了,早被競爭對手甩得越來越遠。

用敏捷思維,找到問題的 Sweet Spot,就是你在面臨問題最該關心的事。

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關於作者:Mr.PM 下午先生