專案外包的衝突與兩難–delay的成因

這次我們來談談delay。

delay對專案來說,是件非常容易發生的事情,就算是經驗豐富的專案經理與專案團隊,還是很難避免delay的命運。可是當我們參閱許多專案管理的書籍,確實有許多關於專案時程控管的知識,諸如:甘特圖、WBS、PERT、Critical path…等,但卻很少提及應該如何面對delay,又該如何處理delay,這方面的課題確實為一般專案管理書籍所忽略。

要學會面對delay,要先知道delay是怎麼發生的。

  • 承包商執行面的問題,諸如:承包廠商內部分工的問題,關鍵人物離職、業務為了搶單亂開支票。
  • 模糊不清的Scope定義,造成時程估計的不準確。
  • 客戶端執行面的問題,譬如:客戶端該給的文件、圖片、流程…等,時間都到了,但是都沒給齊,承包商當然沒辦法繼續做下去。不然就是該做的功能取捨決定,客戶一直沒辦法下決定,影響到後面的進度專案。
  • 承包商對Scope所需執行時間評估錯誤,專案團隊不太可能對專案Scope所有內容,都具備相關執行經驗,那些沒有執行經驗的部分,所需時間就很容易評估錯誤。
  • 客戶的需求總是會一直改變,當Scope change發生後,但若PM沒相對應的去要求Schedule的改變,那後果當然就是delay了。
  • 在專案整個進行的過程當中,承包商和客戶之間對Scope的理解,其實是一個動態變化的過程,也就是說在專案初始,客戶其實對自己要的東西也只有八成把握,承包商對於客戶嘴巴裡的八成把握,頂多也只有七成理解正確,兩造心目中的Scope,是隨著專案的進行,產品慢慢訴諸具體化後,才慢慢收斂在一起的。而隨著Scope的收斂,專案Schedule的估計也會越來越準確(如下圖所示)。但通常我們所定義的delay,就是以估計誤差最大的「專案起始期」所訂立的時間表來做為標準,想當然爾,這樣的時間表當然會很容易發生delay的情況。

專案估計誤差.png

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