除了「議而有決、決而必行」外, 還需什麼會議技巧?(二)

再換個角度來看「會議內容」,也可以從「會議發生的頻率」來分類各式各樣的會議內容,探討每種不同會議的本質與管理重點:

  • 每日晨會:大致上就是部門內互相update自己今天的行程與預定進行事項,每天最多10分鐘

根據筆者的經驗,晨會的動作,對部門經理掌握部門狀態上,很有幫助,臨時有人請假,部門經理也不會突然變成狀況外。有一點要提醒的是,不要在這種會議上討論「戰略」和「策略」相關的議題,這種議題留到其他周會或月會進行吧!

  • 每周例會:就是專案團隊或部門內,互相報告進度和所遇到的問題,簡短的業績討論,還有相關事務宣布或討論。

就筆者的經驗來說,尤其要把產品經理所屬的產品單位內每週例會拿出來討論。產品單位的每周例會,因為產品經理平日通常都獨立運作,同事間比較沒有業務上的交流,所以每週例會的重點在於讓平日工作較沒交流的同事,了解彼此在做什麼?是否有經驗可以分享和學習?或是不同產品間是否有合作機會?

每周例會對產品經理來說,也是種「learning by doing」的教育訓練,藉由看看別人怎麼做?看看問題的解決方法是否也適用自己?這些都可以用來強化產品經理的產品管理技巧。

在這種會議上,也別討論「策略」相關的議題。但什麼是策略的議題呢?難道每個人在發言的時候還要先想一下:「我這算不算策略性問題?」。其實沒這麼複雜,想要發言的人其實就盡量講沒關係,只需要會議主持人掌握好情勢,超過五分鐘還沒辦法解決的問題,就應該採另外召開會議的方式討論,而非在每周例會上討論

  • 月會、季會:大多為業績檢討、修正存貨準備和修訂短、中期行銷計畫。一般來說,就是產品經理製作業績檢討報告和未來一季的行銷計畫簡報給老闆聽。
  • 年會、半年會與其他策略會議:就產品經理來說,包含新產品開發Roadmap和審核會議、預算會議和產品長期的行銷策略會議,都是屬於這方面的會議。

總結來說,產品經理若是能掌握「關鍵人物出席」、「會議內容」與「決議追蹤與執行」三大要素,那開會將不會再是個枯燥無味的事情,而會產品經理提升產品績效的最佳工具。

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