除了「議而有決、決而必行」外, 還需什麼會議技巧?(一)

關於開會的技巧大家應該都滾瓜爛熟了,這邊也不需要再炒冷飯。簡單的摘要大家所知道的會議技巧:

大致上就是「要準備議程」、「要有決議」、「要追蹤決議施行結果」。其中的管理原則就是要「會而有議、議而有決、決而必行」。

這邊要換個角度來看會議,因為大家所熟知的「避免會而不議、議而不決、決而不行」的會議管理原則,並沒有碰觸到會議的「組成元素」和「會議內容」兩個重要項目。事實上,會議的「組成元素」和「會議內容」,也是影響會議品質的重要因素之一。

首先探的是會議的「組成元素」,會議的組成元素為「會」、「議」和「結論」三個。這三個元素的內涵是什麼?怎麼說會議中會議的「組成元素」也是影響會議品質的重要因素呢?其中相關的管理議題又是什麼呢?分敘如下:

  • 「會」:就是要找齊相關的人出席,關鍵人物的出席與否,毫無疑問的是會議品質的重要指標。

不過實際上的狀況是,有時候會開到一半,才發現有些議題缺少了某些關鍵人物出席,而偏偏當初沒料想到需要他來開會,所以當然也沒發會議通知給他。

當然啦!最好的方法就是趕快打個電話給這個關鍵人物,看看他能不能加入討論,甚至是電話會議都可以。但如果都不行!怎麼辦?就跳過這議題嗎?可是偏偏時間緊急,延期再開成本又太高。

其實,產品經理可以就這個議題上所需的關鍵資訊,先作幾個假設,讓大家可以根據這些假設,繼續討論下去。產品經理也可以得到在這幾個不同假設下,所得到的不同結論。在會議結束後,再來確認到底哪個假設會成立,自然就可以得到正確的結論了。

  • 「議」:指資訊的交換,以達成共識。沒有交集的會議是品質最差的,要有交集,管理的重點就在於:「明確的問題」。有了明確的問題,「議」起來就有效率。但是若是沒辦法明確的定義問題之所在,那請先進行「腦力激盪會議」。
  • 「結論」:產出結論,分頭進行。會議品質高低在於是否有執行,其管理重點在「畫押」,工具就是「會議記錄」。會議記錄中的決議事項和負責執行人物,就是當事情出問題時,檢討和追究責任的工具。

有了議程、關鍵人物的出席後,為何會議還是枯燥煩悶?為何會議開這麼多又這麼久?很顯然的「會議內容」,是個需要被管理的重點。產品經理可以從「會議內容」的本質,來做以下的區分和管理:

  • 資訊交流會議:這最常出現在「部門會議」和「XX說明會」。「部門會議」中,因產品經理之間彼此之間業務沒有太大交疊,主要目的在於尋求不同產品之間的合作,所以開這種會,彼此就是互相分享資訊,也可以分享解決問題的方法,促進產品管理知識的學習。

而「XX說明會」,主要是由負責人講解「產品」或「提案」內容,目標是要讓參與的人了解「產品」或「提案」,會議過程中大部分都是單向的傳達訊息,然後各自帶著會議中提到的「議題」,回去各部門中進行評估和討論。

  • 腦力激盪會議:腦力激盪的會議在於「問題定義不明確」的情況下,特別有用。腦力激盪會議的幾個管理重點「要求點子的數量」、「不批評」、「搭便車」、「有經驗主持人」與「輔助道具的使用」,將不在這邊作贅述,未來將有專文進行探討。
  • 討論會議:這種會議的特色在於「問題定義明確」,管理的重點在於「找齊相關人士」,而面對那些很忙又有常不出席的關鍵人物,為了會議的效率,還是撥個電話確認吧!
  • 畫押會議:這種會議的特色是,不只是「問題定義清楚」,連「解決方案也能確定80%~90%」。在這種會議上,通常都只是由負責人簡報解決方案,再徵詢大家的意見做修正,然後重點就在於,針對每個「action item」尋找「負責人」和「Deadline」。

產品經理在發布會議通知之前,得先問問自己,這個會議「有沒有明確的問題定義」、「是否已經有大略的解答」、「是否只是單純的傳遞訊息」,先釐清這幾個問題,對會議的進行與品質,將會有大大的助益。而不會發生其實應該先作腦力激盪定義問題,但是產品經理卻自己胡亂定義問題,先進行了討論,後來才發現問題並不是這麼一回事。

(請看第二篇)

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